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帰ってきてた事務員のひとりごと

熊本にあるパソコンスクール・子どもプログラミング&ロボット教室やってる代表がむりくり仕事時間に趣味の話とかをするブログ

パソコンの先生としてこれだけは言っておきたい。言ったら先生今日は帰ります。

事務員ひとりごと

体調がすこぶる悪い!事務員です。
産休直前の3週間がそういえば毎回しんどかったのを思い出しました。
そもそも第一子の時は産休に入らずに出血→出産の流れだった
無理はイカン。いかんよ。
ということで最近毎日のようにパワーナップを勝手に盛り込んでます。
みんなごめんね★


ちなみにパワーナップってなんだかカッコヨク言ってますが早い話が昼寝です
みんなごめんね★


さてさてー、タイトルにもあるように
最近講座には腹ボテ姿が見苦しいのでとんと入っていませんが
事務員一応パソコンの先生なんですよね
メインはHTML/CSSとかIllustratorとかですけども
もちろんWordとかExcelとかもやるわけで


そこで必ず言ってるのが
■頼むからフォント10.5ptやめよう!な!


これは社長から教えてもらった内容ですが、昔はタイプライターでその文字のサイズが10.5だったわけでございます。ええ、古きイギリスの時代ですね
そしてその頃はインクも紙の質もよくなかったので、文字をうつと滲んで11〜12ptくらいになったわけですよ。
しかして現代
レーザープリンターに上質紙で10.5ptは小さすぎるわけでして
そもそもマイクロソフトが未だに初期値10.5でくる意味がわからないのですが
だもんで出来れば外部文書とか案内文書とかをたくさん発行するお仕事の方は規定値を11か12ptに変えてくださいねって講座ではお願いしています。


■ゴシック体と明朝体の違いを知ろう!な!


で、次
意外と多い、公的文書なのに全部ゴシック体
なんでよ( ゚д゚)ってしょっちゅうなってますが


ゴシック体→マジックで書いた「とめはねはらい」がない文字
(だからタイトルとか強調したいところとか見出しとかに使うのが一般的)


明朝体→ボールペン字のような「とめはねはらい」がしっかりある文字
(文書の本文など読ませる部分は明朝体が一般的)


あと印刷するときにゴシック体は自動的に明朝体よりも濃く印刷されます
画面で見てると違いがほとんどないんですけどね、試しに印刷してみ?ね?
これを使い分けるだけでも随分と文書読みやすくなるから!いやマジで!


■MSとMSPの違いも知ろう!な!


ちなみにMSってマイクロソフトの略なので、このフォントはマイクロソフトが作ったフォントだよって意味です。
問題はうしろのP
「Proportional Font」のPです
要はWとIの文字の横幅って全然ちがうじゃないですか
それを正しく表しているのがプロポーショナルフォント
デザインの現場とかは正しく字詰めを行うプロポーショナルがメイン
しかしビジネス文書(特にA型の多い日本人)は、文字の間隔が一定じゃないと文末がガタガタにずれて気持ち悪い!って人も多いので
公的文書ではMSゴシック・MS明朝がメインです


見積書や計算書のExcelでは半角がメインなのでMSPが初期値です。

■社内文書も社外文書もタイトルは内容がわかるものを書こう!な!


これ、稟議書とか普段あまり使わないものをいざ作ろうと思って
インターネット検索でテンプレートを探してみると本当に多い間違い
文書のタイトルはパッと見て内容がわかるものじゃないとダメなんですよ
「マリオネットイベントのご案内」とかじゃないとダメなんですよ
なのに


「稟議書」ってタイトルに書くテンプレートの多いこと多いこと…
どうして?どうしてこうなった?勉強した?ねぇちゃんと勉強してテンプレ作った?
つーか勉強しないでテンプレを使った入社二年目の事務員はこのネットのテンプレのお陰様でしこたま社長に怒られた挙げ句社員全員に晒されるということにまでなったんですけど。
遺憾の意!


インターネットは別に正しくないよってことですね。勉強大事。


■なんでもかんでも右揃えすればいいってもんじゃねーよ!な!


どうして右揃えで教えちゃうの?と思ってやまないのが
社名
代表者名 印
のコンビネーション

これです


代表者名横の印鑑って、代表者名の後ろにちょっと掛かる程度にしなきゃいけないから、右揃えで作っちゃうと印鑑も押しにくいし、見た目もよくないわけですよ。
インデントで頭を揃えたまま右に寄せてください。
くれぐれも右揃えしないでください。


…とね、ココらへんを必ず講座で言っているわけでして
他にもたくさんたくさん言いたいことはあるわけですけれども
これから社会人としてパソコンを活用する皆様にはぜひともこれだけは押さえておいて頂きたい。


あとできればマリオネットのパソコン研修とか受けていただけるともっと有益な情報をご提供できるんじゃないかなーなんて営業的な気持ちが無いわけではない。


じゃあ先生今日はもう帰るから!
ちゃんと復習しておくように!困るのは自分ぞ!(事務員毎回の決まり文句)